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Todoリストでやりがちな失敗と、上手に使いこなす方法とは?

Todoを使いこなしていますか?


Todoとは「するべきこと」の意味。Todoリストは使っているでしょうか。色々なフリーソフトやテンプレートもネットにはあり、珍しいものではないですね。ジョルテやevernoteなどでもTodoが活用できます。

スマホでも対応アプリが豊富にあるので、特に仕事において使っている人のほうが多数派なのではないでしょうか。

ですが活用できているか?と聞くと自信を持ってYESと答えられない人もいるようです。


Todoにいつまでも残っているタスクはありませんか?


豊富にあるTodo管理ツールですが、記入する項目がどんどん増えていき、タスクが常にパンク状態、見るだけでやる気が無くなるという状態にしてしまうことはないですか?

その中からやりたいタスク、楽なタスクだけ選んでこなし、達成感を味わい、厄介な本来やるべきことはずっと残ったまま・・・というパターンも珍しくはありません。


本来の意味、「するべきこと」としてTodoを活用するためには、Todoの使い方を見直す必要があるかもしれません。


Todoを使いこなす手順


1:まずは全てを書き出す


後から「アレもやらなきゃいけないかな?」と悩んだりしないように、全てを書き出しましょう。


2:ゴールをハッキリさせる


「どうなれば終わりなのか?」をはっきりさせましょう。ここを疎かにすると、時間がなくなる原因となります。いまいちゴールが明確にできないのなら、そのタスクは細かく切り分けて、ゴールの見える小さなタスクに落とし込みます。

また、相手や時間が関わるタスクの場合にはタイミングや準備が必要となってきます。そのための用意もしておき、手際よく終わらせる事ができるようにしておきましょう。


3:優先度を決める


やるべきこととその手順が作れたら、次は優先度を考えます。

まず緊急か、そうでないかで二つに分けましょう。別れた二つをそれぞれ重要か、そうでないかで分割します。

結果的に4つのカテゴリーができることになります。


緊急で重要な場合、すぐにでもとりかかりましょう。

緊急で重要ではない場合、人に任せたり手際良く終わらせたりと素早く片付けましょう。

緊急でないが重要なものの場合、じっくりととりかかりましょう。

緊急でなく、重要でもないものは一番後回しです。


この分割の仕方は時間管理のマトリックスと呼ばれ、優先順位をしっかりつけるために役立ちます。




いかがでしたでしょうか。もしも今まで優先度を考えずにTodoにタスクを詰め込んでいたとしたなら、ぜひ活用してください。

ゴールの明確化などで色々書き込むことが多くなるので、マインドマップを使ったほうが楽だと思います。

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