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効率重視?あなたの「ついで」は本当に「ついで」なのか?

効率重視?あなたの「ついで」は本当に「ついで」なのか?

効率重視な性格だと思っていて、何か作業をしたらついでに他の作業もこなす。
これで手間が省けて時間の節約になった・・・はずなのにいつでも時間に追われている人がいる。

「効率的に動いているはずなのになぜか要領が悪いと言われる」人向けの記事。



思いつきの「ついで」は余計な仕事

・「ついで」というのは一見効率が良さそうなのだが、それがスケジュールに入っていないタスクであった場合、「仕事が増えた」ことになる。

・まぁ、更に長い目で見ればやっぱり効率はいいのだが、物事には期限がある。
今やる必要が無いことを「ついで」でやってばかりいるとそのうち間に合わなくなるだろう。

・それが分かっている上で、やるかやらないか考えるのなら問題はない。
だが「思いついたから/思い出したからやりました」では仕事は増え続け、予定はズレまくる。

・上司が思いつきで「ついでにこれやっといて」と言った時に殺意が湧くのはこれが理由だ。
あなたの予定・都合・タスク量に全て悪影響を与えているからだ。
そして自分でも自分に対して「ついでにアレもやっとこう」とやっている。

・効率的に動いているはずなのに予定が遅れるという原因は、要するに「計画にない行動を取りまくっている」ということにある。




 





正しい「ついで」とは

・スケジュールやパターンに元から組み込まれていて、予定としての「ついで」、作業同士の効率的な組み合わせなら問題はない。
良い効率化となるだろう。

・通勤のついでにコンビニ寄って昼食を買っておくなどはわかり易い例だ。
これが会社の用事で外に出て、思いついたからついでに昼食買ってきましただと「何やってんだお前さっさと戻ってこいよ」となる。

・要するに時と場合を考えないと、要領が悪い・自己中・あいつに仕事を任せるといつまでたっても終わらない、と言った評価をされることになるだろう。


・どの規模・立場からみての効率なのか、そういった「フレーム」を意識することが必要だ。
それが出来ていないから、

  1. 思いついた
  2. →これで後が楽になる
  3. →今が苦しくなる 

という状態になる。


・仕事なら仕事での効率化。家事なら家事の効率化。そういった「テーマ」を設定すると判断しやすくなるだろう。

・これに対しての答えは「状況を考える」「目的を決めろ」となる。
思いついたアイデアが使えるかどうか、状況的に妥当かどうかは考えなきゃいけない。
全部やっていたら本業は絶対に疎かになるだろう。

「後回し」と「ついで」を使い分ける

・後回しと言うと、もう言葉だけで拒絶反応示す人もいるけれど。多分それ強迫性障害だよ。
今やるべきことじゃないことに取り組むよりは、後回しの方がよほど理知的なことだ。

・そもそも「ついで」は緊急性が低いことが多い。緊急性が高いなら最初からメインのタスクとして取り組んでいるはずだ。
つまりは「今やっても、後でやっても良い」というタスクであることが多い。
まぁ、あまりに後回しにしすぎると「カタマリ」になって大変にはなるんだが。

・以上から、後回しにするか、ついでにさっさと終わらせるか、どちらが良いかを判断する必要がある事がわかる。
無条件に「今思いついたから今やる」では駄目だ。

脳のスペック、リソースは十分か?

・また、意識的なリソースの問題もある。
「ついでにできることはないか」と常に考え続けて集中できなくなるくらいなら、決まっているタスクを消化することに集中しよう。

鍋に火をかけて、待つついでに掃除などの他の家事をして、気づいたら鍋が焦げてたなんてことも有りえるわけだ。

・人間本来のスペックは、本人が期待している程には大したことはない。マルチタスク(複数同時作業)は脳としては不可能であり、高速で作業を切り替えているだけだ、と言う話もある。その切替の負担のせいで、マルチタスクは脳に悪影響を及ぼすという説も出ている。

・同様に、当たり前の話だがミスの確率は上がる。メインとサブでタスクの切り替えを何度もやっていると見落としが発生しやすいからだ。
「どこまで進んだっけ?」と見直す時間も無駄にかかる。
そして長い時間取り掛かり、別タスクから戻ってくる回数が多い側=メインタスクでの見落としリスクが上がる。

・スケジュールの消化に於いての最大効率は、決めたこと「だけ」をやることだろう。
その片手間に他の用事を片付けるか、それともさっさとメインタスクを終わらせて本格的に次の仕事に取り組むのか、どちらが最適解かは状況それぞれで違う。
これは本人が判断しなくてはならない。






◆関連リンク
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