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タスクごとの作業効率を上げるポイントを抑え、自分の時間を確保する

タスクごとの作業効率を上げるポイントを抑え、自分の時間を確保する


・大抵の人間は時間に追われている。足りないのはカネよりも時間である場合も多い。

・時間を捻出する際真っ先に犠牲になるのは睡眠時間だが、これは後々自分の首を絞める事になるだろう。

・では仕事や作業そのものがそれほど手間や時間がかからなくなったのなら。作業効率さえ上がれば時間を確保できるのではないか。




1.効率を求めるのはカネや時間や手間を浮かせたいから

・効率化の動機としては時間だけでなく、手間を浮かせたいという事も有り得る。金銭効率の場合もあるだろう。コストパフォーマンス。

例えば何かができるようになるということは、それを理解し、実践出来るだけの経験も積まなきゃならない。時間も手間もかかる。他人に丸投げ出来るなら、それが一番手っ取り早いのも確かだ。

(この辺りを曲解して「効率=サボり」なんて図式が頭の中にある人がいるが、効率化出来る仕事を時間を掛けてアナログな方法で一生懸命やる人間のほうがよほど迷惑だ。ただし後述するがその通りサボってるやつもいるから世の中めんどくさい)

もちろんこの場合、金を払って仕事として依頼することになるだろう。アウトソーシングとかいい例だ。そうなるとカネは損をすることになる。それが嫌だから、自分でできることは自分でやろうとする人もいる。今度は時間や手間が余計にかかるだろう。

結局のところ、カネ・時間・手間のどれかを優先し、その結果どれかが犠牲にはなる。だが、この3つの価値は人や状況それぞれであり、犠牲を軽く済ませる工夫の余地だってある。余ってる物を支払って、欲しい物が手に入るのなら。誰だってそれを望むだろう。





 





2.効率の目的の種類

・前述の通り、効率化を考える前に「何を効率化するのか」は考える必要がある。あなたが最も効率化したいものは、カネなのか、時間なのか、手間なのか。この3つのバランスがどういう状況なのがあなたの理想なのか。

そしてそれが仕事であった場合、「誰にとっての効率化なのか」を忘れてはならない。ここを考えないでいると、前述のとおり「効率化=サボり」の図式そのものの人間と成りうる。

極端な話、自分の作業量を減らそうと「だけ」考えれば、サボればいい。時間も手間も浮くね。給料は変わらないから何も失ってないね。最高だね。

実際にこんなことやったら、当然会社から見ればお荷物どころか不良債権、処分対象でしかない。極端な例だったが、会社単位、チーム単位での効率化、乃至それに貢献し得る個人の効率化でなければ、職場で効率化が認められることはないだろう。

上司が部下に仕事を任せるにしても、「自分が楽だから」じゃ反感を買うのは誰でもわかる。空いた時間で何をするのかくらいついでに言っておけば、相手も納得するかもしれないし、そういったことをしていないのなら、理由があっても「あいつは仕事を他人に押し付けて楽ばかりしている」と思われるかもしれない。

3.効率化のポイント

御託が長くなったが以下、効率化のポイントを。

・時間を測ること

金ならレシートを見ればどれだけ使ったかわかるが、作業単位の時間は意外と正確に把握できていない事が多い。スケジュールを綿密に組み立てて、実際にやってみたらズタボロだった経験がある人は、恐らく作業単位の必要時間を見誤っている。

まずは「そもそもどれだけの時間を使っているのか」を知らなければ、節約の余地があるかどうかもわからない。

・タイムリミットを決めること

好きなこと・得意なことをやり続けてしまう時に行動を切り替えるために有効となる。

また、嫌いなことをやりだすために数分のリミットを設定して「それまでは頑張る」というテクニックもある。例えば10分。10分経ったら改めて止めるか続けるか決めればいい。面白いことに一度手を付けると嫌いなことでも止めたくなることはあまり無い。なんとなく「もったいない」からだ。

・ツール・アプリ・アイテムを使う

道具は人間が楽するために作られた物だ。適切な場面で使えば飛躍的に楽ができる。

例えば仕事でエクセルを使うなら、良く使う操作はマクロに登録しておくとか、テンプレートを作っておくとか。

例えば家事なら、安直に皿洗いなら食器洗い機、掃除ならルンバでも買えば楽になるだろう。すぐに作れる料理のレシピを調べるのも良い。

もちろんマクロなら操作を覚える手間が、家電なら金が必要となる。何かを調べるなら手間も時間もかかる。どれだけ楽になれるのか、それだけの価値がある「支払い」かは自問するべきだ。

また、これらに拘り過ぎるとただのマニアになる。自分の状況・環境に必要かどうかで探すかどうかを決め、特に問題を感じなければ探さないほうが良い。

・スキマ時間とそれ用のタスク

相手からの返事待ちだったりとちょっとしたスキマ時間というものは発生する。そういった時にタスクを消化してしまえれば、時間の有効利用だろう。

ただし、専用のタスクを予め用意しておくこと。ポイントは一つだけ。「中断可能」であることだ。手が空いたからって話の長い取引相手に電話かけたらその後の仕事に支障が出る。

逆に中断可能なタスクを、わざわざまとまった時間にやるのは効率が悪い。この点もタスクの優先順位を考える要素となるだろう。

都合よく中断可能なタスクがあるとも限らないが、あなたのタスクの中には細分化が可能なものが恐らくあるだろう。準備だけしておくだとか、全体像だけ考えておくだとか。

実は少しだけ手を付けておくというのもモチベーション的には有効となる。人間が、嫌いな作業に対して最も抵抗を感じるタイミングは「出だし」だからだ。そこをクリアしてあるなら取り組みやすくなる。

・整理整頓

「どこに何があるか」を固定したほうが効率は上がる。何かを探すことの時間と手間とストレスは御存知の通り。物だけじゃなく記録などの情報も同じことだ。

「それが見つからなきゃ作業が進まない」なんて事になったら目も当てられない。使い終わったらすぐ元の場所に戻そう。情報だったらすぐに整理しておこう。

・健康に注意する

ベタな話となるが、金・手間・時間をいくら浮かせた所で病気の1つにでもなればそれらを全部飲み込むくらいにめんどくさいことになるだろう。何らかの健康的な習慣の1つくらいは身につけておいたほうが良い。


・パターン化すること

その場その場で一生懸命効率化を考える、と言う事自体が効率悪い。上手く言ったら記録しておこう。

フレームワークと呼んだほうが私の好みなんだが、パターン化して繰り返し使えるように整理しよう。これは類似の状況で大抵応用が効く。

「自分用の状況ごとのマニュアルを作る」と言えばイメージできるだろうか。もちろん覚えるに越したことはないが、目に見える形で存在するならば、改良の時にやりやすい。

全体像を見渡し、順番を変えたり、組み合わせたり、カットしたりするには書いておいたほうが良い。

・「慣れ」を取り入れること

対象にも依るが、慣れればそれだけ早くなる。初めてやった時の半分以下の時間で終わらせられるようになることもある。例え便利な方法でも、新しい手法を取り入れるということは、経験値がリセットされるということだ。このせいで「自称アイデアマン」が上司だと部下は苦労する。

今現在の手法の習熟度を加味した上で考えて、将来的な効率を取り、新しい方法を習得するのか、今現在できている効率化の方法を維持するのかは考えるべきだろう。

・自由な時間も作ること

順調に効率化が進めば進むほど、絶対余計なことをしたくなってくるだろう。脳は刺激を欲している。だが、せっかく組み立てたパターンを崩されてはたまらない。

あなたの無意識やら本能やらをちょっとは自由に遊ばせる時間を作る。これが効率化を長続きさせるコツだ。もっとも、その時間が欲しいがために人は効率化を望むのかもしれない。






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カテゴリ:効率
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